Hefur þú velt því fyrir þér hve mörgum mínútum þú verð í bílnum þínum til og frá vinnu? Þegar morgunumferðin þéttist og allt situr fast eða seinnipart dags þegar allir eru á leiðinni heim. Það myndast umferðateppur þar sem margir eru á sömu leið á nákvæmlega sama tíma. Síðla dags virðist vera þyngri hér á höfuðborgarsvæðinu, sumir eru á leiðinni að ná í börnin sín fyrir lokun leikskóla og dagvistar, enn aðrir að keyra börnin í tómstundir en fjölmargir eru einfaldlega á leiðinni heim. Við það eitt að vera í umferðinni á háannatíma fjölgar þeim mínútum sem fara í hverja ferð á milli staða.   Þessi umferðarteppa er ágætis speglun af vinnutíma stórs hluta vinnumarkaðarins, frá 8-17 þar sem teppan byrjar rétt fyrir klukkan átta og nær til að verða 9, byrjar síðan aftur um klukkan 16:30 og nær til að verða 17:30. Á þessum tíma gengur allt hægar, þar sem í kjölfarið kvarnast af tíma okkar og jafnvel orku, af því fyrir suma myndar hún streitu sem sannarlega getur tekið toll. Ef við myndum leggja fram einfalt reikningsdæmi þar sem starfsmaður sem er alltaf á háannatíma í umferðinni, til og frá vinnu, er að jafnaði 5 mínútum lengur í vinnu og hefur þá að árinu liðnu varið til viðbótar tæpum 37 klukkustundum í bílnum.  Það hefur einnig verið áberandi athugasemd hjá þeim starfsmönnum sem hætta fyrr á daginn, meðal annars þeir sem hafa verið í tilraunaverkefni um styttingu vinnuvikunnar, að tímasparnaðurinn við að sleppa við umferðarþunga álagstímans sé mikill kostur.

Föst í ósýnilegu skafli

Íslenskt samfélag getur verið mjög sveigjanlegt í marga staði aftur á móti getum við líka verið föst í ýmsum reglum og venjum sem aðrar þjóðir hafa losað um. Í fjölmörgum Evrópulöndum hefur mikið áunnist í átt að sveigjanleika og víða geta starfsmenn óskað eftir að fá reglulegt samtal við vinnuveitanda sinn um sveigjanleika í starfi, allt að tvisvar sinnum á ári.    Sveigjanlegt fyrirkomulag vinnutíma hefur verið meðal þess sem við Íslendingar höfum lítið formfest og telst frekar til undantekningar heldur en reglu. Mikil áhersla hefur verið á formfestu vinnutíma, ekki síst á hinum opinbera vinnumarkaði. Sem dæmi virðist það vera almenn regla hjá mörgum stofnunum og fyrirtækjum að bjóða starfsmönnum sínum ekki upp á sveigjanleika í ráðningarsambandi og telja ókost að vera með starfsfólk í hlutastörfum. Enn aðrir telja fjarvinnu ekki mögulega nema sem neyðarúrræði. Það er almennur skrifstofutími, þar sem vinnutími er frá klukkan 8 til 4 sem er hin almenna regla hjá hinu opinbera, þrátt fyrir að þarfir viðskiptavina kalla eftir sve igjanlegri opnunartíma og aðgengilegri þjónustu.

Fjögur nauðsynleg skref í átt að sveigjanleika

Með aukinni tækni, hærra flækjustigi starfa og sterkari áherslu starfsmanna á líkamlegu og andlegu heilbrigði fylgir umræða um vinnuumhverfi, staðsetningu vinnustaða, vinnutími sem og sjálfræði starfsmanna til eigin skipulags. Eftir því sem umræðan verður öflugri um aukinn sveigjanleika er ljóst að þrýstingur um útfærslur vinnustaða eykst auk þess sem nýjar áskoranir verða til  í störfum stjórnenda. Það er mikilvægt að skoða tækifærin gaumgæfilega út frá frumforsendum sveigjanleika :

1.     Endurskoða og greina nauðsynlega lágmarkmönnun rekstursins  Með auknum sveigjanleika kristallast mikilvægi þess að horfa til afkasta, gagnsæis og samstarfs fremur en viðveru innan húsakynna vinnustaðarins. Í þessu getur falist grundvallar breyting í stjórnun vinnustaða, en stundum alls engin breyting. Ábyrgð á starfsframlagi hvers og eins verður einnig sterkari með þessu móti. Því er fyrsta skrefið að opna fyrir umræðuna um vinnuframlag og mælanleika þess. En á sama tíma að horfa til þess hvers eðlis starfið er og hvernig þjónusta við viðskiptavini er háttað. Þar sem lagt er áhersla á þaðhvernig  hægt sé að vinna að auknum sveigjanleika en viðhalda sama þjónustustigi eða jafnvel auka á sama tíma.

2.     Ábyrgð og sjálfstæði starfsmanna þarf að vera orðuð með skýrum hætti. Til hvers er ætlast varðandi vinnuframlag, samvinnu og upplýsingaflæði? Starfsmenn munu þurfa að uppfylla kröfur um vinnuframlag eins og áður, en hugsanlega á mismunandi tímum frá mismunandi stöðum. Það fer hins vegar oftar en ekki saman að umræða um sameiginlega ábyrgð, framlegð, og skilvirkni er opin hjá þeim sem gengur vel að vinna með sveigjanlegt vinnufyrirkomulag. Meiri sveigjanleiki krefst skýrra reglna um það hvernig skipuleggja skal vinnu og hvaða kröfur eru gerðar um vinnuframlag, frumkvæði starfsmanna og um samstarf.

3.     Tæknilegir innviðir þurfa að vera til staðar svo að breytilegur vinnutími eða staðsetning sé möguleg. Aðgengi að gögnum, kerfum og húsnæði er mismunandi eftir rekstri og eðli starfsemi, en eitt af þeim lykilatriðum þegar kemur að því veita meiri sveigjanleika. Ein af fyrstu spurningunum sem þarf að svara er því; hvað þurfa starfsmenn, með tilliti til aðgengis að gögnum og búnaði til að hægt sé að auka sveigjanleika?

4.     Vinna að greiningu með starfsmönnum um þarfir og væntingar þeirra til sveigjanleika.  Gera má ráð fyrir að ólíkar þarfir komi fram; sveigjanleiki þýðir fjölbreytileiki. Þetta er lykilforsenda þess að hægt sé skoða hvaða leiðir í sveigjanleika geti hentað rekstrinum. Þegar kemur að því að innleiða aukinn sveigjanleika er dýrmætt að setja fram sýn og stefnu um hvernig ákvarðanir eru teknar, hvenær á að endurskoða vinnutíma og endurmeta út frá reynslu.

Fjölmörg tækifæri í umferð

Sveigjanleika er æskilegt að formfesta hvort sem það er í stefnumótun, þjónustustjórnun eða ráðningarsamningum starfsmanna, ekki síst til að setja hann á dagskrá og gera ráð fyrir að öllu fylgi ákveðin óvissa undir hulu framtíðarinnar. En jafnframt þarf hugsun um sveigjanleika að vera hluti af samskiptamynstri og ákvarðanatöku. Hvoru tveggja nauðsynlegt til að byggja upp traust innan vinnustaðarins.  Eitt er víst að við eigum inni fjölmörg tækifæri til að auka sveigjanleika í störfum sem getur með fjölbreyttum hætti aukið lífsgæði okkar með betri nýtingu tímans og minni streitu.

Aðalheiður Sigursveinsdóttir, ráðgjafi og leiðtogaþjálfari.

Höfundur er stofnandi Breytingar og vinnur við að veita fólki innblástur og hvatningu til að skapa nýja möguleika til framþróunar og hvetja aðra til þess sama, þannig sköpum við nærandi samfélag sem eflir fólk til betri lífsgæða.