Leynist gull í glundroðanum?
Þegar nýjar aðstæður myndast í samfélaginu sem kalla á breyttar þarfir sjáum við að ýmislegt er hægt að gera í átt að breyttu vinnufyrirkomulagi. Í nokkrar vikur þurfti stór hluti barnafólks að takast á við skerðingu á dagvistun og sækja aukinn skilning til sinna vinnuveitenda um sveigjanleika í viðveru. Í ofanálag bætist veiruvá sem herjar á og vofir yfir. Þegar þetta er skrifað ríkir óvissa sem er að aukast og enginn veit með vissu hvenær henni léttir. En nú þegar hefur atvinnustarfsemi í fjölmörgum greinum breyst hratt, starfsmenn vinna í fjarvinnu og vinnutilhögun er endurskoðuð og skipulögð upp á nýtt. Við erum því að verða vitni að tilfærslu vinnuafls sem á sér ekki hliðstæðu. Fjarvinna og breytileg viðvera hefur á nokkrum vikum orðið sjálfsagður hlutur í opinbera geiranum jafnt og á einkamarkaði, nokkuð sem þótti fjarstæðukennt fyrir nokkrum misserum.
Sveigjanleg viðvera, vinnutími og jafnvel sveigjanlegt starfshlutfall fellur allt undir hina fjölbreyttu flóru leiða sem líklegt er að unnið verði úr til að finna leiðir sem henta á næstunni. Aukið svigrúm fyrir sveigjanleika er ekki eingöngu ákjósanleg leið í huga starfsmanna, sem bæði ýtir undir aukna starfsánægju, minni streitu og dregur úr starfsmannaveltu, heldur mikilvæg leið fyrir aukinn sveigjanleika í rekstarmódel fyrirtækja.
Að halda taktinum
Að þessu tilefni er rétt að skjóta því að hversu brýnt að horfa til breyttra þarfa í samskiptum, skýra verkaskiptingu og ábyrgð með enn skipulagðari hætti í teymisvinnu en alla jafna var þörf á. Því reynslan sýnir að í fjarvinnu getur skapast fjarlægð í samskiptum ef ekki er rétt unnið með fyrirkomulagið. Þar er rétt að taka sérstaklega til markmiðasetningar og mælikvarða á framgang sem þarf að setja reglulega fram jafnvel með nýjum hætti í samvinnu við starfsmenn. Margir óttast að framþróun og miðlun hugmynda og upplýsinga nái ekki eins til starfsmanna en til þess eru fjölmargar leiðir sem virka vel í breytingafasa sem þessum, þrátt fyrir að ekki séu allir undir sama þaki.
Það er jafnframt gott að minna að samtölum þarf ekki að fækka, þrátt fyrir fjarlægð. Tölvupóstur er hægvirkari samskiptaleið og skrifuð skilaboð hafa oftar en ekki lengri vinnslu og viðbragðstíma. Því vil ég sérstaklega hvetja stjórnendur til að hafa í huga að samskiptin færi ekki alfarið fram á tölvupósti heldur að starfsmenn fundi og ræði málin í gegnum síma og eða í gegnum fundabúnað. Þá er ekkert því til fyrirstöðu að viðhalda reglubundnum fundum og samskiptatakti þrátt fyrir ólíka staðsetningu starfsmanna. Ég mæli sérstaklega með að stjórnendur velji sér takt eða munstur í tíðni samtala og samskipta við starfsmenn, það getur kallað á nýtt munstur fyrir einhverja stjórnendur.
Hvaða tækifæri sérð þú?
Útfærsla á sveigjanleika getur verið á marga vegu. Mögulega þurfum við jafnvel að huga að þeim strax, þar sem eftirspurn eftir þjónustu verður óljós á næstu misserum. Það eru margar ólíkar leiðir sem rétt er að benda á sem hafa verið nýttir, þó fæstar þeirra séu algengar hér á landi. Lítum á nokkur dæmi:
Sveigjanleiki í vinnutíma felur í sér að starfsmenn geti fært til fyrsta og síðasta klukkutímann á degi hverjum.
Fljótandi teymi kallast það þegar vinnutíminn er settur á flot innan teyma sem skipuleggja sig fyrst eftir nauðsynlegri viðveru vegna þjónustuveitingar en utan þess hafa starfsmenn sveigjanleika til þess að ljúka vinnuskyldu.
Þjappaðar vinnuvikur þegar starfsmenn geta lengt daga til að safna upp fríum, innan viku, mánaðar eða árs.
Sveigjanleiki í starfshlutfalli tímabundið, yfir sumar, við endurkomu vegna barneigna, við starfslok, vegna menntunar eða einfaldlega vegna þess að starfsmaður óskar eftir því að vinna líka í öðru starfi.
Sveigjanleiki starfsstöðva felur í sér þann möguleika að ekki þurfi allir starfsmenn fyrirtækisins að vinna undir sama þaki alla daga vikunnar. Dæmigerð útfærsla hér á landi er sú að að starfsmenn eru búsettir fjarri vinnustaðnum. Það útilokar ekki þann möguleika að auka vægi fjarvinnu þeirra sem búsettir eru nálægt vinnustaðnum. Oftar en ekki er gert ráð fyrir að fjarfundir geti átt sér stað og að starfsmenn komi inn á vinnustaðinn með reglubundnum hætti, allt frá mánaðarlega niður í 3 sinnum í viku. Sveigjanleiki vinnustöðvar er sennilega sú leið sem hefur verið einna vanmetnust hér á landi þegar kemur að því að hugsa um hagkvæmni sveigjanleika þó að vissulega séu þess dæmi að vinnustaðir hér á landi geri ráð fyrir því að starfsmenn velji sveigjanleika og geri því ráð fyrir færri starfstöðvum en fjöldi starfsmanna gerir ráð fyrir.
Sérsniðin vinnutími er þegar starfsmenn velja sér vinnutíma sem þeim hentar, en slíkt val er þó bundið tegund starfs og greina.
Álagstengdur vinnutími: mörg fyrirtæki eru í sveiflukenndum rekstri, þar sem tímabundið álag er eftir vikudögum, innan mánaða eða árstíða. Það gefur færi á ýmiss konar útfærslum. Starfsmenn sem eingöngu vinna á álagstoppum er sennilega sú algengasta og námsmenn þar helstu viðbætur á vinnustaðnum. En hin leiðin er jafnframt til að sveifla vinnutímanum þannig að í stað þess að horfa á vinnutíma innan mánaðar sé hægt fyrir þá starfsmenn sem vilja auka vinnutíma nokkurra daga í mánuði eða á tveggja mánaðar tímabili sem tekið er út í fríi síðar eftir tilheyrandi reiknireglum samninga þar um. Þetta hjálpar að lokum við að auka framleiðni og kostar jafnvel minna fyrir fyrirtækið.
Að grafa niður á fast
Ekkert af ofangreindu er nýtt af nálinni en heyrir fremur til undantekninga en reglu, í það minnsta í upphafi þessa árs, hér á landi. Útfærslurnar eru þó enn fleiri sem verður gaman að sjá þróast áfram. Í mörgu hefur heilbrigðisþjónusta, þjálfun og kennsla af ýmsum toga tekið markviss skref í þessa átt með nýtingu fjarvinnslu, kennslu og fundarbúnaðar sem hefur þegar sparað bæði fólki tíma og aukið aðgengi að sérhæfðri þjónustu. Væntanlega munum við sjá enn fleiri leiðir í breyttri þjónustu og sveigjanleika sem má telja líklegt að verði hluti að enduruppröðum í framtíðarskipulagi sem byggir á að skapa virði og lágmarka sóun af ýmsum toga. Við spyrjum okkur kannski sjaldan í sömu andrá „hversu mikið er nóg?“ og „hvaða virði verðum við að skapa fyrir viðskiptavininn?“ en með þessum spurningum erum við að grafa okkur niður í grunnforsendur hvers rekstrar.
Hvar tækifærin liggja nákvæmlega er líklegt að starfsmenn og stjórnendur séu einmitt að koma auga á þegar aðstæður eru að breytast. Það eru því mikil tækifæri fram undan fyrir stjórnendur og starfsmenn að viðhalda þeim takti að finna stöðugt snjallari leiðir til að viðhalda þjónustustigi um leið og auknum sveigjanleika er náð.
Aðalheiður Sigursveinsdóttir, ráðgjafi og leiðtogaþjálfari.
Höfundur er stofnandi Breytingar og vinnur við að veita fólki innblástur og hvatningu til að skapa nýja möguleika til framþróunar og hvetja aðra til þess sama, þannig sköpum við nærandi samfélag sem eflir fólk til betri lífsgæða.
