Hvað eyddir þú miklum tíma í óþarfa fundi í síðustu viku? Hvað kostaði það þig í yfirvinnu eða fyrirtækið í heild sinni? Á haustdögum með sumarfríið að baki eru ansi margir sem bíða spenntir eftir því að rútínan taki við eftir að sumarfrí hefur runnið sitt skeið. Rútínan er okkur ákveðið haldreipi, verkefnin eru fyrirfram ákveðin að einhverju leiti, áhugamál og tómstundir komast í takt við vinnu og fjölskyldulíf.  Um leið og við siglum inn í rútínu er gott að velta fyrir sér í hverju hún er fólgin, ekki síst í tengslum við vinnubrögð og skipulag okkar sjálfra.

Fyrirtæki sem innleiða straumlínustjórnun setja fókusinn á eigin skilvirkni og hugsa um hvaða aðgerðir eru nauðsynlegar til að auka virði fyrir viðskiptavini. Eitt af því sem gjarnan kemur upp í greiningu á virði aðgerða eru fundir og fundarmenning sem hefur skapast. Í mörgum fyrirtækjum er rík fundamenning, við höfum vanið okkur á að bóka fundi vegna ýmiskonar mála. Slík fundarmenning getur verið tímaþjófur í sjálfu sér.

Eitt algengasta vandamál dagsins í dag er skortur á athygli fundarmanna. Nýlegar rannsóknir frá Bandaríkunum sýna að 92% þátttakenda á fundum fara í símann eða tölvuna til að sinna öðru en efni fundarins á meðan á fundi stendur. Þá er einnig algengt að fundir hefjist ekki á tilsettum tíma, ekki er skipulögð dagskrá eða tilgangur fundanna er ekki skýr.

Hvert er markmið fundarins ? Hvaða virði verður til með fundinum. Ef markmið fundarins er eingögnu að miðla upplýsingum um það sem þegar er ljóst innan fyrirtækisins eða mætti miðla með öðrum hætti er fundurinn sóun. Ef fundinum er á hinn bóginn ætlað að varpa ljósi á orsakir fyrirliggjandi staðreynda eða leita lausna á þekktu ástandi er verið að skapa virði, svo lengi sem hlutfall tímans sem verja á í greiningu og umræðu er í réttu hlutfalli við upplýsingagjöf.

Fundarboðorðin fjögur

1.     Dagskrá fundarins og markmið þurfa að vera öllum skýr fyrir fundinn

2.     Ef taka þarf ákvörðun þurfa þeir sem ábyrgð og vald hafa til þess að sitja slíka fundi

3.     Allir á fundinum þurfa að hafa hlutverk innan hópsins

4.     Aðgerðir og niðurstöður ætti að draga saman í lok fundar

Að vera góður í að nýta tímann

Með því að vinna að mörgum verkefnum í einu og vera sífellt að skipta á milli verkefna dregur þú úr eigin framleiðini um allt að 40% og er allt að helmingi lengur að ljúka við hvert og eitt verkefni en ef þú lýkur við það sem þú byrjar á strax. Auk þess eru líkur á villum mun meiri ef sífellt er verið að byrja aftur á sama verkefni og færa einbeitinguna til og frá verkefnum.

Ef fundarmenn almennt venja sig á að vera að gera margt í einu, til dæmis vera í síma eða tölvunni áttu von á því að afköst fundarins, hraði hans og gæði versni í beinu samhengi við andlega fjarveru fundarmanna.

Þessi annars einföldu sannindi gætu dugað þér og þínum til að vinna snjallar.